Vorlage KI-Richtlinie · Unternehmen 16356 e.V. · Stand 28.09.2026
Quelle und Anleitung: unternehmen16356.de/ki/ki-richtlinie

So nutzt du diese Vorlage:
Alles in eckigen Klammern mit "BEISPIEL" ist erfunden. Es zeigt nur, wie ein Eintrag aussehen kann.
Ersetze jedes Beispiel durch deine eigenen Angaben. Lösch, was für deinen Betrieb nicht passt.
Die Beispiele stammen aus dem erfundenen "Musterbetrieb 16356", einem Garten- und Landschaftsbau mit fünf Leuten.
Diese Vorlage ist keine Rechtsberatung.

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KI-RICHTLINIE

Betrieb: [BEISPIEL: Musterbetrieb 16356, Garten- und Landschaftsbau]
Gültig ab: [BEISPIEL: 01.11.2026]
Nächste Überprüfung: [BEISPIEL: 01.05.2027]


1. ZIELE

Wofür wir KI nutzen:
[BEISPIEL: Wir nutzen KI für Entwürfe von Angeboten, Antworten auf Anfragen und Beiträge für unser Unternehmensprofil.]

Was immer gilt:
KI liefert Entwürfe. Ein Mensch prüft und entscheidet.


2. ERLAUBTE WERKZEUGE

Nur diese Werkzeuge sind im Betrieb erlaubt:

Werkzeug | Tarif | Konto | Wer darf es nutzen
[BEISPIEL: Assistent A] | [BEISPIEL: Geschäftstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung] | [BEISPIEL: ki@musterbetrieb.example] | [BEISPIEL: Büro und Chef]
[BEISPIEL: Assistent B] | [BEISPIEL: kostenloser Tarif, Training ausgeschaltet] | [BEISPIEL: ki@musterbetrieb.example] | [BEISPIEL: alle, nur mit grünen Daten]

Regeln:
- Wir arbeiten mit Betriebskonten, nicht mit privaten Konten.
- Das Konto läuft auf eine Funktionsadresse, nicht auf den Namen einer Person.
- Ein neues Werkzeug nutzen wir erst, wenn die verantwortliche Person es freigegeben hat.


3. DATENREGELN

ROT, nie in die KI, auch nicht mit Freigabe:
- Gesundheitsdaten, zum Beispiel Atteste und Krankmeldungen
- Personalakten und Bewerbungen
- Passwörter, Zugangsdaten, Kontoauszüge und andere Bankdaten
- Betriebsgeheimnisse, zum Beispiel [BEISPIEL: unsere Kalkulationsgrundlagen]
- Kundendaten mit Namen, Adresse oder Telefonnummer in jedem Konto ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

GELB, nur im freigegebenen Business-Konto mit AVV:
- echte Kundendaten, soweit die Aufgabe sie braucht
  Erlaubtes Konto: [BEISPIEL: ChatGPT Business oder Claude Team, Konto ki@betrieb.example]
- Ein Kürzel wie "Kunde A" macht Daten nicht anonym, wenn Adresse, Datum oder Auftragsnummer stehen bleiben.

GRÜN, erlaubt:
- öffentliche Informationen, zum Beispiel von unserer Website
- eigene Entwürfe ohne Personenbezug
- erfundene oder richtig anonymisierte Angaben
  So geht es: [BEISPIEL: "Kundin A, Reihenhaus, Terrasse 25 Quadratmeter" statt Name und Adresse]

Strengere Hausregel (optional): [BEISPIEL: Bei uns kommen gar keine echten Kundendaten in die KI, auch nicht im Business-Konto.]

Außerdem gilt:
- Jeder KI-Text an Kunden wird vor dem Versand von einem Menschen geprüft.
- Versenden, veröffentlichen, bestellen und bezahlen macht ein Mensch.
- Realistische KI-Bilder von echten Personen oder Orten werden gekennzeichnet.
- Ein Chatbot oder Telefonassistent sagt zu Beginn, dass eine KI antwortet.


4. VERANTWORTLICHE

Verantwortlich für KI im Betrieb: [BEISPIEL: Name der Inhaberin]
Vertretung: [BEISPIEL: Name des Büroleiters]

Diese Person
- gibt Werkzeuge frei,
- ist Ansprechpartner bei Fragen und Fehlern,
- hält diese Richtlinie aktuell.


5. ERSTE DREI ANWENDUNGEN

Aufgabe | Wer testet | Testzeitraum | Wer prüft das Ergebnis
[BEISPIEL: Angebotstexte aus Aufmaß-Notizen] | [BEISPIEL: Büro] | [BEISPIEL: 2 Wochen] | [BEISPIEL: Chef]
[BEISPIEL: Antworten auf Google-Bewertungen] | [BEISPIEL: Chef] | [BEISPIEL: 2 Wochen] | [BEISPIEL: Büro]
[BEISPIEL: Wochenübersicht aus Notizen] | [BEISPIEL: Vorarbeiter] | [BEISPIEL: 2 Wochen] | [BEISPIEL: Chef]

Nach dem Test entscheiden wir: weitermachen, ändern oder stoppen.


6. SCHULUNG

- Alle, die KI nutzen, bekommen eine kurze Einweisung in diese Richtlinie.
- Inhalt: welche Daten nicht in die KI gehören, wie man Ergebnisse prüft, dass KI Angaben erfinden kann.
- Wir frischen das regelmäßig auf: [BEISPIEL: einmal im Jahr, nächster Termin 01.05.2027]

Liste der Einweisungen:

Datum | Wer | Was | Dauer
[BEISPIEL: 01.11.2026] | [BEISPIEL: alle fünf] | [BEISPIEL: Einweisung KI-Richtlinie] | [BEISPIEL: 45 Minuten]


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Gelesen und verstanden:

Name | Datum | Unterschrift
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